병원 홈페이지 관리, 초보 관리자가 흔히 하는 실수 top5

병원 홈페이지 관리는 대부분 데스크 직원 한 명의 손에 넘어가 있고, 그 직원은 컴퓨터를 전문으로 배운 사람이 아닙니다. 그래서 사고는 큰 실수에서 나지 않고 사진 한 장 올리는 평범한 작업에서 납니다. 아래 다섯 장면은 개원 1~2년차 의원에서 특히 자주 반복되는 것들입니다. 홈페이지 제작을 하고, 교육을 하고, 메뉴얼을 전달해도 실수는 반드시 발생합니다. 미리 말씀드리면 지금 소개하는 사례들의 원인이 직원에게 있는건 아닙니다. 관리자 페이지가 아무 경고 없이 받아주기 때문에 벌어지는 일이고, 병원 홈페이지 제작시 관리자의 능력 범위까지 산정해서 만들어냈다면, 발생되지 않았을 수도 있는 문제들입니다.

첫 번째, 병원 안에서는 멀쩡하고 밖에서는 안 열립니다

이벤트 사진을 원본 그대로 올리면 홈페이지는 그 원본을 그대로 환자에게 내려보냅니다. 요즘 스마트폰 사진 한 장은 수 메가바이트에 이르는데, 관리자 페이지에 리사이징 기능이 없으면 화면에 작게 보일 뿐 실제로 오가는 용량은 줄지 않습니다. 데스크 직원은 병원 와이파이로 확인하니 잘 열리고, 원장님도 진료실에서 보시니 문제를 발견할 수 없습니다.

같은 페이지를 밖에서 LTE로 열면 이야기가 달라집니다. 지하철이나 상가 안처럼 신호가 약한 곳에서는 첫 화면이 뜨기 전에 흰 화면이 몇 초씩 이어지고, 더 늦어지면 환자는 로딩이 끝나기 전에 뒤로가기를 누릅니다. 피부과처럼 상담 예약이 매출을 만드는 진료과에서 이 이탈은 유입 통계에는 잡히고 상담 건수에는 잡히지 않아서, 원장님 눈에는 사람은 오는데 문의가 없는 상태로만 보입니다.

두 번째, 가장 바쁜 날에 사이트가 닫힙니다

웹호스팅에는 월 단위 트래픽 한도가 있고, 무거운 이미지는 그 한도를 몇 배 빠르게 소진시킵니다. 트래픽은 방문자가 내려받은 데이터의 총량이라서 방문자 수와 페이지 무게가 함께 곱해집니다. 원본 사진이 쌓인 홈페이지에 광고를 걸거나 게시물이 퍼지면 한도는 월말까지 가지 못하고 바닥납니다.

그날 홈페이지에 뜨는 화면은 병원 이름이 아니라 접속 차단 안내입니다. 환자는 서버 사정을 알 방법이 없으니 그 병원이 문을 닫았거나 관리가 안 되는 곳이라고 판단하고 다음 검색 결과로 넘어갑니다. 한도를 넘겼을 때 접속이 막히는지 초과분이 과금되는지는 상품마다 다르므로, 지금 쓰는 호스팅이 어느 쪽인지는 계약서가 아니라 호스팅 관리 화면에서 확인하셔야 합니다.

세 번째, 한글 문서를 복사해 붙이면 글자가 사라집니다

공지문을 한글이나 워드에서 그대로 복사해 붙이면 서식까지 함께 넘어옵니다. 문서에서 쓰던 흰색 글자나 배경색이 그대로 따라와 화면에서 글자가 보이지 않는 경우가 생기고, 문서 폭에 맞춰 만든 표는 모바일에서 화면 밖으로 잘려 나갑니다. 직원은 붙여넣고 저장한 뒤 컴퓨터 화면에서만 확인하기 때문에 잘린 부분을 보지 못합니다.

같은 이유로 가격표와 진료시간을 이미지로 만들어 올리는 습관도 손실을 만듭니다. 디자인이 깨지지 않아 편하지만 이미지 안의 글자는 검색엔진과 AI 검색이 읽지 못하고, 수정하려면 디자인 파일을 다시 열어야 해서 결국 지난 분기 가격이 그대로 걸려 있게 됩니다. 비급여 가격을 공개하고도 검색에서는 공개하지 않은 병원이 되는 셈입니다.

네 번째, 글을 지우고 다시 올리는 습관이 검색 결과를 지웁니다

끝난 이벤트 게시물을 삭제하면 그 주소는 존재하지 않는 페이지가 됩니다. 검색 결과와 다른 곳에 걸어둔 링크는 남아 있는데 목적지만 사라지므로, 클릭한 환자는 오류 화면을 보게 됩니다. 광고 랜딩으로 쓰던 페이지였다면 광고비는 계속 나가면서 도착지만 없어집니다. 지우는 대신 내용을 갱신하거나 비공개로 돌리고, 굳이 없애야 한다면 새 페이지로 연결되도록 업체에 처리를 요청하는 편이 안전합니다.

다섯 번째, 사진 파일명에 환자 이름이 남습니다

전후 사진이나 스캔한 서류를 올릴 때 파일명은 대부분 그대로 남습니다. 직원이 정리해 둔 파일 이름이 환자 이름이나 차트번호였다면 그 이름이 이미지 주소의 일부가 되고, 이미지 주소는 검색엔진이 수집해 갈 수 있는 공개 정보입니다. 원장님이 화면에서 보시는 것은 사진뿐이라 파일명은 확인 대상에서 빠집니다.

업로드 전에 파일명을 바꾸는 일은 사람이 매번 기억해야 하는 작업이므로 규칙으로 고정해 두는 편이 낫습니다. 촬영 원본을 저장하는 폴더와 홈페이지에 올릴 파일을 두는 폴더를 나누고, 올릴 파일은 진료 항목과 날짜만으로 이름을 짓도록 정해두면 직원이 바뀌어도 유지됩니다. 병원 안에서 총괄이사로 일한 7년 동안 확인해 본 바로는, 이런 규칙은 교육보다 폴더 구조로 만들어 둘 때 훨씬 오래갔습니다.

오늘 확인하실 것

직원 교육 과정을 새로 만들거나 홈페이지를 다시 제작하실 필요는 없습니다. 이미지 편집 프로그램을 도입해 데스크에 배우게 하는 방식도 담당자가 바뀌면 그대로 무너지기 때문에 권하지 않습니다. 그러므로 지금 하실 일은 사람을 가르치는 쪽이 아니라, 사람이 틀려도 사고가 나지 않는 설정이 걸려 있는지 확인하는 쪽입니다.

업체에 보낼 질문은 네 가지면 충분합니다. 관리자 페이지에서 이미지가 자동으로 리사이즈되는지, 현재 호스팅의 월 트래픽 한도와 초과 시 동작이 무엇인지, 글 작성기에 서식 없이 붙여넣는 기능이 있는지, 게시물 삭제 시 리다이렉트 설정이 가능한지입니다. 답을 받아 보시고 자동 리사이즈부터 요청하시면, 위의 다섯 장면 중 절반 이상은 그날로 사라집니다.